KAARIAN OMAVALVONTAOHJELMA
Johdanto
Omavalvonta on sisäisen valvonnan osa-alue, joka tähtää palveluiden laadun ja palvelutasovaatimusten täyttymiseen. Hallintosäännössä määritellään sisäinen valvonta, johon kuuluvat muun muassa sisäinen tarkastus, riskienhallinta, vaatimuksenmukaisuus (mukaan lukien sopimusten valvonta ja varautumisen vaatimukset), hyvä hallintotapa sekä omavalvonta.
Hyvinvointialueiden ja yksityisten sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien pitää laatia vastuulleen kuuluvista tehtävistä ja palveluista omavalvontaohjelma. Ohjelmassa määritetään, kuinka varmistetaan, että palvelut järjestetään ja toteutetaan sopimusten ja lainsäädännön mukaisesti. Omavalvontaohjelmassa on muun muassa todettava, miten palvelujen toteutumista, turvallisuutta ja laatua sekä yhdenvertaisuutta seurataan ja puutteellisuudet korjataan. Omavalvontaohjelman osana ovat laissa erikseen säädetyt omavalvontasuunnitelmat sekä suunnitelmat laadunhallinnasta ja potilasturvallisuudesta. Hyvinvointialueen on järjestämisvastuunsa nojalla ohjattava ja valvottava yksityisiä palveluntuottajia ja näiden alihankkijoita jatkuvasti palveluja tuotettaessa. (Laki hyvinvointialueesta 611/2021 7 §, Pelastuslaki 379/2011 27 § Laki pelastustoimen järjestämisestä 613/2021 16 §.)
Omavalvonnalla varmistetaan asiakkaiden ja potilaiden perusoikeudet, asiakas- ja potilasturvallisuus, laadultaan hyvät sosiaali- ja terveyspalvelut sekä eri toimijoiden toimintaedellytysten ja velvollisuuksien yhdenmukaisuus.
Omavalvonta on valvonnan tärkein muoto. Se tarkoittaa toiminnan jatkuvaa arviointia ja kehittämistä asiakkaan näkökulmasta. Omavalvonta on asiakas- ja potilasturvallisuustyötä, laatutyötä ja hyvää asiakaspalvelua. Viranomaisvalvonnan tehtävänä on edistää ja varmistaa omavalvontaa sekä puuttua asioihin silloin, kun omavalvonta ei riitä.
Tämä omavalvontaohjelma kattaa Kaarian tytäryhtiöiden eri hyvinvointialueille tuottamat ja järjestämislain piiriin kuuluvat sosiaalihuollon palvelut. Kaaria Oy:n tytäryhtiöitä ovat Erpekon Oy, Haukkalanmäki Oy ja Support House Oy. Omavalvontaohjelma sekä jokaisen yksikön omavalvontasuunnitelmat ovat nähtävillä verkkosivuilla www.lastensuojelukaaria.fi sekä jokaisessa toimintayksikössä. Omavalvontaohjelma on kiinteä osa laatujärjestelmäämme. Toimintaa ohjaavat periaatteet koskevat koko henkilöstöä ja johtoa.
Tällä omavalvontaohjelmalla varmistetaan, että Kaaria Oy:n asiakkaat saavat tarpeidensa mukaiset palvelut oikeaan aikaan, yhdenvertaisesti, saavutettavasti, laadukkaasti ja turvallisesti. Tavoitteeseen päästään varmistamalla hyvä johtaminen, riittävät henkilöstöresurssit, henkilöstön osaaminen sekä sujuvat työprosessit. Onnistuminen varmistetaan palvelujen laadun ja turvallisuuden seurannalla ja valvonnalla sekä prosessien jatkuvalla kehittämisellä.
Palveluntuottajalla on vastuu toiminnan asianmukaisuudesta ja tuottamiensa palvelujen laadusta sekä asiakasturvallisuudesta. Omavalvontaa toteutetaan palveluntuottajan päivittäisessä toiminnassa, ja siihen sisältyy myös henkilöstön riittävyyden jatkuva seuranta.
Tehtävien lainmukainen hoitaminen
Toimintayksiköiden toiminnan lainmukaisuuden varmistaminen lähtee toiminnan suunnittelusta, henkilöstön suunnitelmiin perehdyttämisestä, osaamisen varmistamisesta ja toiminnan toteuttamisesta toimintaa ohjaavien lakien mukaisesti. Toimintaa ohjaavat lait ovat lastensuojelulaki, sosiaalihuoltolaki, laki yksityisistä sosiaalipalveluista, hallintolaki, laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista, laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä ja asetus sosiaalihuollon ammattihenkilöistä sekä laki hyvinvointialueesta ja sosiaali- ja terveydenhuollon valvontalaki. Toimintaamme ohjaavat muut lait ovat pelastuslaki, vuosilomalaki, terveydensuojelulaki, jätelaki, arkistolaki, tietosuojalaki, EU-tietosuoja-asetus, tartuntatautilaki, työterveyshuoltolaki, työturvallisuuslaki, työaikalaki.
Henkilöstön osaamista työtä ohjaavasta lainsäädännöstä ylläpidetään ja kehitetään työhön perehdytyksen, jokaisen työntekijän osaamisen varmistamisen sekä koulutuksen avulla. Jokaisen on tiedettävä ja tunnettava työtä ohjaavat lait, jotta tehtävien lainmukainen hoitaminen on mahdollista. Lainmukaiseen toimintaan ohjaavat yksikkökohtaiset omavalvontasuunnitelmat, aukikuvatut asiakasprosessit sekä työtä ohjaavat toimintaohjeet.
Lakien lisäksi toimintaa ohjaavat valvontaviranomaisten ohjeistukset, hyvinvointialuekohtaiset puitesopimukset, lapsikohtaiset suorahankintasopimukset, lastenoikeuksien sopimus sekä lastensuojelun laatusuositus, lastensuojelun arvot ja periaatteet sekä sosiaalialan ammattieettiset ohjeet. Lainmukaisuuden toteutumisen seuranta perustuu asiakkailta, palvelun tilaajilta ja viranomaisverkostoilta saatuun palautteeseen sekä yksikössä tehtyihin havaintoihin ja omavalvontaan.
Tehtyjen sopimusten noudattaminen
Kaaria Oy:n palvelut täydentävät järjestämisvastuussa hyvinvointialueiden palvelutuotantokapasiteettia. Yksiköissä noudatetaan hyvinvointialueiden kanssa olevia puitesopimuksia sekä lapsikohtaisia sopimuksia.
Sopimusten noudattamisen seuranta on ensisijaisesti kunkin toimintayksikön vastuuhenkilön tehtävä ja hänen vastuullaan on seurata sopimuksen noudattamista koko sopimuskauden ajan. Yksikön johtajan tehtävä on tehdä yksikön työntekijät tietoiseksi sopimusten sisällöstä, sopimusten sisällön mukaisen palvelun tuottamiseksi. Lisäksi yksikön vastuuhenkilö toimittaa sopimuskumppaneille toiminnan seurantaan liittyviä raportteja.
Palveluiden saatavuus, jatkuvuus, turvallisuus ja laatu
Kaaria Oy:n tytäryhtiöt tuottavat palveluja kolmen eri hyvinvointialueen alueella: OmaHämeen, Hyvaksin ja Pohteen.
Käymme aktiivisesti vuoropuhelua palvelun tilaajien kanssa, seuraamme julkisia hankintailmoituksia ja osallistumme tarjouskilpailuihin lastensuojelun sijaishuollon ja avopalveluiden osalta. Tarjoamme palveluitamme myös suorahankintana niissä tilanteissa, joissa palvelun tilaajalla on akuutti tarve saada asiakkaalleen oikein kohdennettuja palveluita.
Palveluiden saatavuus taataan riittävällä ja ammattitaitoisella henkilöstöllä, vahvalla läsnä olevalla johtamisella sekä varautumisella poikkeusoloihin ja tilanteisiin. Jokaisella toimintayksiköllä on oma omavalvontasuunnitelma, pelastussuunnitelma sekä valmius- ja jatkuvuudenhallintasuunnitelma häiriötilanteiden ja poikkeusolojen varalle. Yhtiössä varmistetaan, että palvelu vastaa puitesopimusten ja lakien edellyttämällä tavalla asiakkaan tarpeita ja on kaikissa tilanteissa asiakkaan tarpeisiin vastaavaa, oikea-aikaista ja riittävää.
Jatkuvuuden osalta tärkeitä asioita ovat henkilöstön pysyvyys sekä mahdollisimman samat sijaiset yksiköissä loma-aikoina ja sairastapauksissa. Organisaation hyvä johtaminen ja selkeä vastuunjako lisäävät pysyvyyttä ja työn selkeyttä. Pysyvä henkilöstö lisää ymmärrystä asiakkaiden tilanteesta, tarpeista ja niihin vastaamisesta sekä hoidon suunnittelusta.
Omavalvonnalla varmistetaan, että työn edellyttämät elementit täyttyvät ja epäkohtiin tartutaan niiden ilmentyessä sekä ennaltaehkäisevästi että reaktiivisesti. Henkilöstön pysyvyys sekä oma lisähenkilöstö takaavat sen, että asiakkaan tarpeet tunnistetaan ja tunnetaan. Omavalvontasuunnitelma päivitetään henkilökunnan sekä asiakkaiden kanssa säännöllisesti vähintään kerran vuodessa, jotta se pysyy yksikössä asuvien ja työskentelevien henkilöiden arjessa ajantasaisena työkaluna.
Turvallisuus koostuu asiakasturvallisuudesta, työturvallisuudesta ja -suojelusta sekä tietosuojasta ja – turvallisuudesta. Näiden osalta yksiköiden omavalvonta ja sen liitteenä olevat turvallisuussuunnitelmat ohjaavat työtä ja organisaatiota riskien ennaltaehkäisyyn ja käsittelyyn sekä epäkohtien korjaamiseen. Salassapitosopimukset ja tietosuojan periaatteet on Kaaria Oy:n yhteiset. Asiakas- ja henkilöstöturvallisuuden osa-alueet varmistetaan henkilöstön ja asiakkaiden riittävällä osaamisella ja osaamisen kehittämisellä. Palo- ja pelastusturvallisuus taataan ajantasaisella pelastus- ja valmiussuunnittelulla. Säännölliset palo- ja poistumisturvallisuusharjoitukset yhdessä asiakkaiden kanssa, toimitilatarkastukset, turvallisuuskävelyt, hälyttimien ja turvalaitteiden testaukset, henkilöstön riittävä ensiapuosaaminen sekä tarvittavat välineet takaavat turvallisuuden.
Työturvallisuudella tarkoitetaan toimintaa, joka parantaa työympäristöä ja työolosuhteita. Näin turvataan ja ylläpidetään henkilöiden työkykyä sekä ennaltaehkäistään ja torjutaan työtapaturmia, ammattitauteja ja muita työstä ja työympäristöstä johtuvia henkilöiden fyysisen ja henkisen terveyden haittoja. Jokaisella yhtiöllä on oma työsuojeluorganisaationsa ja näiden lisäksi Kaarialla on työsuojelupäällikkö, joka johtaa koko konsernin työsuojeluorganisaatiota. Yksiköissä tehdään riskiarviointeja vuosittain tai toiminnan luonteen olennaisesti muuttuessa useammin. Riskien arviointi on osa omavalvontaa, jonka tavoitteena on tapaturmien ja vaaratilanteiden tunnistaminen ja ennaltaehkäisy, korjaavien toimenpiteiden suunnittelu ja toteutus sekä työhyvinvoinnin tukeminen. Yksikönjohtajan rooli on keskeinen työntekijöiden työhyvinvoinnin jatkuvassa seurannassa ja tarvittaessa välitön reagointi työterveyshuoltoon ohjaamisessa.
Haluamme olla laadukkaan ja asiakaslähtöisen palvelun tuottaja. Lähtökohtana on selkeä ja hyvin organisoitu johtamisjärjestelmä, jossa jokainen tunnistaa ja tiedostaa omat valta- ja vastuualueensa sekä niihin liittyvät konkreettiset toimenpiteet ja työtehtävät. Johtamista leimaa ajantasainen lainsäädännön tuntemus sekä eri viranomaisten määräysten ja ohjeistusten noudattaminen. Laadukkaan palvelun tuottamisesta vastaa jokainen työntekijä omalla työpanoksellaan.
Kaaria Oy:n laatukäsikirja ohjaa koko organisaation työtä. Jokaisessa yksikössä on omat omavalvonnan ja asiakasprosessien suunnitelmat ja perehdytyksen oppaat. Emoyhtiön laatukäsikirja ohjaa yhtiön yhtenäiseen laadukkaaseen työhön.
Lääkehoidon valvonta
Kaaria Oy:n jokaisessa toimintayksikössä tehdään yksikkökohtainen lääkehoidon järjestämistä koskeva yksikön vaatimustason mukainen suunnitelma. Suunnitelmassa kuvataan tarvittavat lääkehoidon prosessit sekä huomioidaan riskit ja mahdolliset ongelmakohdat. Lääkehoitosuunnitelmat päivitetään vähintään vuosittain.
Kaaria Oy on sitoutunut huolehtimaan siitä, että henkilöstöllä on riittävä ja ajantasainen lääkehoidon osaaminen. Yksikönjohtaja on tietoinen koulutusten voimassaolosta ja vastaa niiden seurannasta.
Palvelun toteutumisen seuranta
Palvelun toteutumisen seurantaa toteutetaan monella tapaa päivittäisessä arjessa sekä ohjelmoidusti säännöllisin väliajoin. Asiakaspalautejärjestelmä laadun arviointia varten tehdään vuosittain vähintään kahdesti sekä aina asiakkaan palvelun päättyessä. Asiakaspalautetta käytetään palvelun laadun seurantaan sekä palvelun kehittämiseen. Jokaisen yksikön omavalvontasuunnitelmasta puolestaan ilmenee yksityiskohtaisemmin, miten ja keneltä palautetta kerätään. Asiakkaan palvelun toteutumista seurataan päivittäisen palautteen, asiakkaan arjen seurannan sekä säännöllisesti asiakaspalautekyselyn, hoito- ja kasvatussuunnitelmien ja asiakassuunnitelmien yhteydessä. Asiakaspalautetta kerätään asiakasperheeltä, lapselta, sosiaalityöntekijältä ja hyvinvointialueelta.
Havaittujen puutteinen korjaaminen
Havaitut puutteet raportoidaan olemassa olevilla seurantaraporteilla tai vapaamuotoisesti tilanteen niin vaatiessa. Mikäli asiakas-, työ- tai tietoturvallisuudessa tai laadussa havaitaan poikkeamia, ne raportoidaan välittömästi yksikönjohtajalle ja yrityksen johdolle. Näin korjattavat toimenpiteet voidaan suorittaa viipymättä. Jos poikkeamia tulee, vaadittavat korjaavat toimenpiteet tehdään välittömästi ja ne kirjataan ilmoituksen yhteyteen. Ilmoituksista pidetään kirjaa ja niitä arvioidaan yksikkö-, yhtiö- ja konsernitasoisesti.
Asiakasturvallisuuteen liittyvistä vaaratilanteista, vahingoista ja muista epäkohdista tehdään aina ilmoitus asiakkaan asioista vastaavalle sosiaalityöntekijälle, hyvinvointialueelle ja valvontaviranomaiselle.
Seurantaan perustuvat havainnot ja niiden perusteella tehtävät korjaustoimenpiteet ja toimenpiteiden julkaisu
Havaitut puutteet ja korjaustoimenpiteet julkaistaan neljän kuukauden välein yhtiön verkkosivuilla www.lastensuojelukaaria.fi ja yksikössä.
Omavalvontaohjelma tarkastettu 17.7.2024